Gestión del tiempo para principiantes: consejos, herramientas y técnicas

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Mujer en la playa

«¡Desearía que un día tuviera más de 24 horas!» 

Algunas personas parecen manejar sin esfuerzo todo lo que se proponen hacer. Como ese colega tuyo que va al gimnasio cinco veces a la semana y aún así se desempeña bien en el trabajo, o el estudiante que es padre soltero de un niño pequeño, que nunca falta a ninguna clase y se prepara para una maestría.

Pese a ello, todos tenemos la misma cantidad de horas cada día.

¿Por qué no puedes lograr lo que ellos hacen? La respuesta podría ser: una mala gestión del tiempo.

En este artículo, explicaremos lo que es la gestión del tiempo y su importancia en la vida cotidiana. Luego, te compartiremos cinco herramientas prácticas de gestión del tiempo, técnicas y ejercicios que puedes utilizar para mejorar tu gestión del tiempo hoy mismo. Por último, encontrarás una lista de las mejores prácticas que aumentarán tus posibilidades de éxito en la gestión del tiempo.

Dirígete a cualquiera de las secciones siguientes:

¿Qué es la gestión del tiempo?

¿Alguna vez has sentido que trabajas ocho horas al día sin ser realmente productivo/a? 

En tu gestión del tiempo, existen muchas cuestiones y problemas diferentes que influyen en tu productividad y tienen un impacto tanto en tu vida personal como en tu rendimiento en el trabajo. Estas son:

  1. Habilidades existentes
  2. Estado mental, emocional y físico
  3. Área de trabajo
  4. Equilibrio entre el trabajo y la vida personal
  5. Desperdiciadores de tiempo
  6. Ayuda externa 

1. Habilidades existentes

Mientras que otros calculan números en Excel o Google Sheets usando fórmulas gigantescas, tú luchas con las fórmulas más fáciles y tienes que buscar todo en Internet durante horas.

Cada uno de nosotros tiene diferentes habilidades y destrezas. Por lo tanto, siempre ten en cuenta si necesitas aprender o investigar algo antes de empezar. 

2. Tu estado mental, emocional y físico

No le agradas a tu nuevo jefe, tu relación está a punto de romperse o un golpe inesperado del destino te desvía del camino.

Tu biorritmo tiene altibajos, te enfermas y tu mente no siempre está 100% operativa. Esto es algo que también deberías considerar para mejorar tu gestión del tiempo.

3. El área de trabajo

Escritorio limpio con café y manzana

Ruido, niños pequeños o mascotas que demandan tu atención o herramientas anticuadas, aire dañado, una oficina abierta con 60 personas hablando por teléfono al mismo tiempo: no es un buen lugar para concentrarse.

Tu área de trabajo en sí mismo juega un gran papel cuando se trata de una buena gestión del tiempo. Si trabajas en un escritorio caótico, pasas hasta una hora y media al día buscando algo (fuente).

Si la gente que te rodea no tiene motivación ni ambición, tú también podrías sentir lo mismo. Paralelamente, si tienes gente activa y motivada a tu alrededor, también serás más activo o activa.

Recuerda el dicho: «Eres el promedio de las cinco personas con quienes más te relacionas».

4. Equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Un trabajo a tiempo completo, niños, miembros de la familia con necesidades especiales: todo esto hace que cuidar la gestión del tiempo se convierta rápidamente en un desafío. 

Por muy importante que sea tu entorno para ti, también necesitas tiempo para ti, donde puedas hacer deporte, llevar una alimentación sana, para tus hobbies, los amigos y para relajarte y así poder funcionar. 

5. Desperdiciadores de tiempo

Desplazarte diariamente al trabajo es una gran pérdida de tiempo. No todo el mundo tiene la posibilidad de llegar al trabajo en 15 minutos o de vivir y trabajar en un lugar con buena infraestructura. 

Sin embargo, hay cosas en las que sí puedes influir. ¿Con qué frecuencia tienes tu smartphone en la mano? ¿Cuántas horas al día pasas en Netflix o revisando descuidadamente tu Instagram para estar al día con los últimos chismes de las celebridades?

6. Ayuda externa

Beyoncé tenía seis niñeras para sus gemelos, un entrenador personal, un equipo completo para cuidar de su gestión, entrenadores de voz y baile y un equipo de belleza. 

Esto no significa que no tengas ninguna oportunidad, a menos que seas Beyoncé. 

Lo más importante es tener una buena organización y administración del tiempo para hacer tu trabajo. Por eso la gestión del tiempo es tan importante. Te permite distribuir tu precioso tiempo con un plan, un horario y una atención especial, lo que te lleva a alcanzar tus objetivos, ser más productivo o productiva y, con todo eso, tener más tiempo para ti.

Significado de la gestión del tiempo

«La gestión del tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominados por ellos.»

– Lothar Seiwert 

Administrar tu tiempo de forma eficaz no sólo te hace más organizado u organizada; también se ha demostrado que reduce el estrés, te da más tiempo, reduce la procrastinación y te ayuda a alcanzar tus metas.

Con una buena gestión del tiempo, puedes…

  • estar haciendo las cosas que te propusiste hacer
  • trabajar más productiva y eficientemente
  • utilizar mejor tu tiempo y así tener más tiempo a tu disposición
  • crear más espacio para la familia, los amigos y un equilibrio sano entre el trabajo y la vida
  • sentirte mejor física y mentalmente, más en forma y más despierto/a y dormir mejor (fuente)

La buena administración del tiempo no es nada difícil, simplemente es cuestión de entender e implementar las siguientes tres cosas:

  1. Tomar decisiones y priorizar tareas
  2. Planificar cuándo hacer cada cosa
  3. Hacer las cosas que quieres hacer

Aunque Beyoncé tiene un personal para muchas de sus tareas diarias, fue su decisión convertirse en cantante. Ella dio prioridad a este objetivo y lo ha perseguido activamente desde el principio.

Ella ciertamente pasa mucho tiempo en reuniones como cualquier ciudadano típico de los EE.UU. – seis horas a la semana (fuente). 

No existe una fórmula que te permita tener más de 24 horas al día, pero hay métodos para aprovechar más tu tiempo y aún así sentirte más equilibrado o equilibrada.

Cómo mejorar la gestión del tiempo: 5 herramientas, técnicas y ejercicios prácticos para mejorar la gestión del tiempo

Hombre esperando con teléfono en su mano

El principio de Eisenhower, el método ABC, Pareto y ALPEN son sólo algunas de las muchas técnicas probadas para administrar el tiempo.

Les presentaremos aquí las más comunes y efectivas:

Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo (matriz de Eisenhower)

Los cuatro cuadrantes de la administración del tiempo, también llamados matriz de Eisenhower, podrían ser una de las mejores técnicas de gestión del tiempo disponibles. En su núcleo, afirma que no tienes que hacerlo todo tú mismo/a. Si vives con la creencia de «prefiero hacerlo yo mismo/a antes de tener que explicárselo a alguien más», debes saber que delegar tareas a otros no es para nada reprensible, débil ni perezoso. 

Primero, tienes que determinar lo que puedes delegar y lo que tienes que hacer tú mismo/a.

Para ayudarte a decidir a quién o a qué dedicar tu tiempo, puedes hacerte dos preguntas:

  • ¿Importa?
  • ¿Es urgente?

Determinar eso y decidir si algo es importante y urgente – o no – es la clave para una administración eficaz del tiempo. 

Una herramienta útil para ello son los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo / matriz de Eisenhower; llamado así en honor al ex presidente de los EE.UU. Dwight D. Eisenhower. Se dice que él mismo usó este método y lo pasó a sus empleados. 

Eisenhower tomó los temas de importancia y urgencia y desarrolló cuatro categorías en las que divide las tareas y proyectos: 

Importante y urgente: tienes que hacer esto inmediatamente y tú mismo. 

Importante, pero no urgente: la tarea debes hacerla por tú mismo, pero no inmediatamente. 

No es importante, pero es urgente: delega esas tareas. 

Ni importante ni urgente: ¿Importa si y cuando se completa esta tarea? ¿No te lleva a ninguna parte? Entonces deshazte de ella.

Matriz de Eisenhower en inglés

Mantente realista y honesto/a cuando dividas tus tareas dentro de la matriz de administración del tiempo. La definición de lo que es «importante» y lo que es «urgente» no es la misma para todas las personas.

Utiliza la matriz de Eisenhower para categorizar tus tareas la noche anterior o al comienzo de un día de trabajo. También es adecuada para situaciones no planificadas entremedio.

¿Tu jefe o jefa pone en tu escritorio una pila de documentos que deben realizarse inmediatamente? Usa la matriz de Eisenhower para pensar en lo importante y urgente que es esta tarea y lo que puedes posponer en su lugar.

Otras situaciones tienen prioridad real: si tu hijo se ha lastimado la rodilla mientras jugaba afuera, deja todo a un lado y ocúpate de ello. Si después te retrasas en tus actividades, utiliza la matriz o uno de los siguientes métodos para reevaluar la situación.

Principio de Pareto: la regla 80/20

Mujer revisando teléfono en el trabajo

A principios del siglo XX, el italiano Vilfredo Pareto investigó la distribución de la propiedad de la tierra en su país.

Descubrió que el 20% de la población italiana poseía el 80% de la tierra. Pareto investigó más y notó que esta distribución podía transferirse a muchas otras áreas de la vida. Su principio dice: 

El 80% de los resultados se pueden lograr con el 20% del esfuerzo total. El 20% restante de los resultados requiere la mayor cantidad de trabajo con el 80%. 

Cuando haces ejercicio, quemas más calorías con un entrenamiento de 15 minutos de HIIT que con una caminata de una hora. 

Una gran porción (80%) de tu ensayo se escribe en un período de tiempo relativamente corto. Se necesita mucho más tiempo después para formatear el texto, corregirlo y terminarlo.

El mejor momento para usar esta técnica es cuando ya tienes una buena idea de tus propias habilidades. Si tienes una idea de cuáles son tus puntos fuertes y débiles, puedes usar el Principio de Pareto para mejorar la gestión del tiempo y frenar el perfeccionismo. 

Utiliza tu energía para alcanzar tu objetivo y no te atasques en mejoras (innecesarias).

Recuerda: mejor hecho que perfecto. 

Administración del tiempo con el análisis ABC 

Con el análisis ABC divides tus tareas por sus prioridades: A, B y C. De esta manera, obtienes una visión general de lo que es importante y aporta el mayor valor añadido, y lo que es menos importante y al mismo tiempo ocupa (demasiado) tiempo. 

Las tareas A añaden el mayor valor (65%) y requieren relativamente poco tiempo (15%). Son importantes y por lo general sólo puedes realizarlas tú mismo/a.

Las tareas B son relativamente importantes (valor añadido 20%, tiempo requerido 20%) y pueden ser parcialmente delegadas.

Las tareas C (valor: 15%, tiempo: 65%) son tareas rutinarias típicas, como regar las flores, archivar, ir a la oficina de correos o hacer una llamada telefónica. No son muy importantes para lograr tus objetivos, pero deben hacerse (en algún momento) de todos modos.

Aplicado activamente, debes pasar la mayor parte del tiempo por día en las tareas A (se recomienda una o dos de estas al día). Luego puedes hacer dos o tres tareas B y finalmente hacer las tareas C, o menores. Para estas últimas, debes pasar un máximo de 45 minutos en total. Para la clase A, al menos tres horas. 

El método alpen

El método «Alpen» optimiza la gestión del tiempo con la ayuda de una planificación diaria. Fue desarrollado por el economista y experto en gestión del tiempo alemán Lothar Seiwert. 

¿Qué lo hace tan especial? No sólo planificas tu rutina diaria, sino que también construyes un margen de tiempo suficiente para situaciones imprevistas. Los planes cambian a menudo, alguien se enferma o los trenes se cancelan. Para asegurarte que esto no tenga un impacto dañino en tu día, el Método Alpen se utiliza para planificar de la manera más realista posible.

Alpen significa:

  • Escribir las tareas (Dt: Aufgaben aufschreiben)
  • Duración estimada (Dt: Länge einschätzen)
  • Programar el tiempo adicional (Dt: Pufferzeit einplanen)
  • Tomar decisiones (Dt: Entscheidungen treffen)
  • Controles de seguimiento (Dt: Nachkontrollieren)

1. Escribir las tareas

En primer lugar, escribe todo lo que tienes que hacer para que tengas una visión general de tus tareas. Cada actividad, no importa cuán pequeña sea, cada cita, añade a la lista todo lo que tienes que hacer.

En este primer paso, no es cuestión de clasificar o evaluar cada tarea, sino simplemente de recopilarlas.

Lo ideal es que lo hagas la noche anterior porque en la mañana, puede que te distraigas con los correos electrónicos, las redes sociales, los colegas, los miembros de la familia.

2. Duración estimada

Repasa tu lista punto por punto y piensa en cuánto tiempo necesitas para cada tarea. Trata de hacer una estimación lo más realista posible y permítete más tiempo para una tarea si no estás seguro o segura de cuánto tiempo va a tomar realmente.

El objetivo de este ejercicio es ver si puedes completar todas tus tareas en un día y a qué necesitas dedicar la mayor parte de tu tiempo.

3. Programa el tiempo adicional

Mujer tomando café y revisando teléfono

Repasa la lista una vez más y añade un tiempo adicional al que ya estimaste. Lothar Seiwert recomienda planificar el 60% de tu tiempo como tiempo de trabajo y el 40% como tiempo de reserva. 

Calcula los tiempos de viaje (y los posibles atascos), ten en cuenta los plazos y reserva siempre algún tiempo para cosas imprevistas. 

4. Toma decisiones

En este punto, la mayoría de las personas fracasan porque les resulta difícil establecer prioridades o evaluar correctamente sus tareas. 

Utiliza la tabla de administración del tiempo (Matriz de Eisenhower) que hemos explicado anteriormente. Hará las cosas mucho más fáciles. 

Repasa cada punto y toma una decisión. Tacha lo que no es importante o no es lo suficientemente urgente y programa las cosas menos urgentes para otro día. Lo que queda son tus prioridades para hoy. 

Comienza con lo más importante primero. Las tareas más pequeñas y similares pueden agruparse en bloques.

5. Controles de seguimiento

Todos estos métodos de administración del tiempo pueden ser tan efectivos como lo son, pero si no los aplicas, no te ayudarán.

Por esta razón es que deberías reservar un tiempo por las noches para comprobar tu rendimiento. ¿Cuánto has conseguido? ¿Qué es lo que todavía está pendiente? ¿Dónde sobreestimaste tu tiempo o tuviste problemas con la implementación? 

Monotasking: concéntrate en una cosa

Si te gusta el multitasking, habrás notado que rara vez funciona.

Tu capacidad de atención es máxima cuando te concentras en una sola cosa. ¿Te gusta tomar notas durante una llamada telefónica? En realidad es más productivo escuchar y después tomar notas.

Eso se debe a que tu cerebro tiene que cambiar de enfoque entre escuchar, procesar y escribir a la velocidad del rayo, y por eso no puede concentrarse en una sola cosa.

En la Universidad de Zurich, se probaron los efectos del multitasking en hombres y mujeres de diferentes grupos de edad. Se les dijo que caminaran en una cinta de correr y se les pidió que mientras lo hacían, nombraran los colores que se les mostraban. ¿El desafío? El color de la fuente era diferente del color mostrado (por ejemplo, «amarillo» se mostraba en rojo).

Normalmente, balanceamos los brazos al caminar de forma inconsciente. Las personas de la prueba inmediatamente tuvieron problemas para mover los brazos mientras intentaban nombrar los colores al mismo tiempo. Cuanto más exigentes eran las tareas mentales, más restringidos se hicieron sus movimientos.

El multitasking disminuye el rendimiento, causa problemas de concentración y provoca un estrés adicional para la mente y el cuerpo. 

Por estas razones, es mejor hacer monotasking y trabajar en las tareas paso a paso. 

Mejores prácticas para una buena organización y gestión del tiempo

Si está buscando mejores prácticas adicionales sobre cómo mejorar tu autogestión y el manejo del tiempo, aquí tienes algunos consejos rápidos:

Establece plazos

La administración del tiempo en la universidad o en la escuela a menudo significa «tengo que entregar un ensayo mañana para el cual tuve dos meses. Como aún no he empezado, lo haré durante la noche».

Al final, terminas de escribir tu ensayo en tres horas.

Seguro que sabes de qué estamos hablando. La mayoría de la gente trabaja más rápido bajo presión.

Usa esta idea para tu propia gestión del tiempo y fíjate plazos.

Decide cuándo quieres que tu ensayo esté terminado y cuánto tiempo te llevará. Bloquea el tiempo en tu calendario, pon un cronómetro y comienza a trabajar.

Entra en la zona

Según la entrenadora de motivación Esther Hicks, se necesitan 17 segundos de trabajo para entrar en el flujo. Eso no suena muy difícil, ¿verdad? Sin embargo, la vida cotidiana nos enseña de forma diferente. Con todas sus distracciones habituales, como colegas que vienen a charlar, una máquina de café rota o ruidos del exterior que te distraen. En fin, hay muchas cosas que te distraen de trabajar enfocado o enfocada en una cosa a la vez.

En promedio, nos distraemos cada ocho minutos y perdemos al menos cinco minutos cada día haciendo cosas que no tienen sentido (fuente).

Por eso es tan importante entrar en la zona y utilizar tu flujo. Es como montar en bicicleta: Tienes que empujar los pedales primero para subir la montaña, pero luego puedes balancear las piernas y dejarte rodar tan pronto como vuelvas a bajar.

No sólo podrás concentrarte mejor en tu trabajo, sino que también aumentarás tu productividad a largo plazo. Cada vez será más fácil para ti ponerte en este estado de flujo y hacer más en menos tiempo (ver el principio de Pareto).

Usar el time batching

Si tienes que hacer las mismas tareas una y otra vez, el time batching puede ayudarte a ser más estructurado/a. Al usar el time batching, puedes agrupar las mismas tareas y completarlas de una sola vez. 

El time batching te ayuda a administrar mejor tu tiempo y a ser más productivo o productiva. Te mantienes concentrado/a en una tarea porque tu cerebro no tiene que cambiar constantemente entre diferentes tareas, como en el caso del monotasking.

Si las rutinas son importantes para ti, deberías probar también el time batching. Bloquea ciertos días para tareas similares y así evitar caer en el multitasking. Los lunes escribes, los martes estás completamente ocupado con el Proyecto X, y todos los viernes te tomas la tarde libre para tu desarrollo personal.

Establece metas SMART

¿Tienes metas que quieres alcanzar pero sientes que no tienes tiempo de perseguirlas? Escribir un libro, aprender a meditar, el tan esperado viaje al extranjero – la administración eficaz del tiempo es clave. Establecer metas SMART puede ser de gran ayuda aquí. Desglosa tus objetivos de forma clara – y factible – y establece un marco de tiempo realista para alcanzarlos.

En combinación con uno de los métodos de gestión de tiempo que mencionamos anteriormente, simplifica el establecimiento de metas y desarrolla un plan claro.

En este artículo del blog, aprenderás cómo funciona el establecimiento de metas SMART.

Definir los flujos de trabajo y las rutinas con listas de comprobación

Mujer estresada en sillón

Anotar las tareas en papel reduce el estrés. Si tienes que hacer muchas cosas diferentes, una lista de comprobación puede darte la seguridad necesaria. 

Escribe todo lo que tengas que hacer. Básicamente vacía tu mente en un papel. No tiene que verse bien ni tener estructura. Controla tu lista y tacha lo que ya hiciste. Poner una marca detrás de una tarea completada inmediatamente te da una agradable sensación de satisfacción.

Las listas de comprobación son particularmente adecuadas para las tareas recurrentes. Documenta tus procesos de trabajo y anota cada paso como un elemento de la lista de comprobación. Al hacerlo, crearás un recordatorio útil que te ayudará a llevar un registro de las cosas en situaciones de estrés. Esto es ideal para cuando viajas, para la investigación, pero también por si tienes que tomar medicamentos o delegarlo a alguien más.

Si tiendes a procrastinar, deberías usar este método sólo hasta cierto punto. La continua reelaboración y mejora de tu lista de comprobación te costará tiempo y no servirá para nada. Revisa tu lista con el método de administración del tiempo que elijas y establece categorías o prioridades para evitar quedarte estancado o estancada.

Usa la motivación intrínseca

Tomas decisiones basadas en tus sentimientos y tu voluntad interior. Si hacer algo se siente bien o te hace sentir mejor (pasatiempos, trabajo significativo, hablar con gente que te importa), te sentirás mucho más motivado o motivada para ir por ello.

Si tienes ganas de hacer algo, estarás felizmente dispuesto o dispuesta a dedicarle tiempo. Esto se llama «motivación intrínseca«.

Digamos que quieres seguir una rutina matutina. No esperas nada a cambio, excepto un sentimiento positivo. De esta manera te vas a la cama con una mentalidad completamente diferente, y te será fácil levantarte porque estás intrínsecamente motivado o motivada.

Puedes utilizar también la motivación intrínseca para administrar tu tiempo. ¿Por qué quieres una mejor gestión del tiempo? ¿Qué te motiva a tener más tiempo? ¿Quieres pasar más tiempo con tu familia o amigos? Luego usa esto como combustible para impulsarte hacia una gestión efectiva del tiempo.

Antes de empezar a planificar tu día, recuerda tu «por qué». Una vez que entiendas por qué haces algo y cómo se siente, te sentirás más motivado o motivada para administrar mejor tu tiempo.

Conclusión

Hay algo que a menudo se olvida con todos los métodos y técnicas de gestión del tiempo: todo el mundo está en una situación de vida diferente, tiene una personalidad y valores diferentes.

Lo que funciona para ti no necesariamente funciona para otra persona.

Averigua por ti mismo/a qué método de administración del tiempo te atrae más y se adapta mejor a ti y a tu estilo de vida.

La mayoría de estas técnicas no cambiarán tu vida de inmediato y necesitan varios intentos. Date el tiempo suficiente para probar diferentes métodos. 

Aprende de los errores y recompénsate cuando hayas implementado o mejorado con éxito tus habilidades de administración del tiempo.

Trata de gestionar tu tiempo con el mayor cuidado posible. Observa cómo reaccionas ante situaciones estresantes o cuando estás perturbado o perturbada. Así, al administrar tu tiempo, analizarás tu situación sin juzgarla. Descubrirás lo que te impulsa y lo que es importante para ti. También descubrirás qué te hace perder el tiempo y encontrarás formas de dejar pasar estas cosas.

Esto no sólo te dará más estructura a tu vida, sino que te hará sentir más feliz y más equilibrado o equilibrada. La administración del tiempo es un ejemplo perfecto de cómo el mindfulness te ayuda a convertirte en la mejor versión de ti mismo/a.

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